El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:
Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costos adicionales o acciones legales posteriores.
OBJETIVOS PRIMARIOS
• Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.
• Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado.
• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a ciertas desviaciones.
OBJETIVOS SECUNDARIOS
• Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada,
documentación, productos, etc ...).
• Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.
INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello. Por ejemplo:
Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas
Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por cada responsable.
Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados, con cada cliente.
RESUMEN DE CIERRE DE PROYECTO
Informe económico: Resume los datos contables más significativos del proyecto sin entrar en detalles
Informe de situación final: Descripción general, en lenguaje no técnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación hasta el cierre contable.
Contiene datos básicos, tales como,
· Datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración, presupuesto, etc.).
· Descripción general de los hechos más significativos del mismo (modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras).
· Cualquier otra información de interés.
