El arte de la Ejecución en los Proyectos (www.enelit.com)

EL ARTE DE LA EJECUCIÓN EN LOS PROYECTOS La ejecución no es la táctica. La táctica es importante para la ejecución. Ningún proyecto se debería emprender sin considerar, seriamente, la capacidad para su ejecución. La ejecución es un sistema y como tal es un conjunto de partes que interactúan de acuerdo a un patrón coherente, en busca de un propósito común; el éxito del proyecto. La ejecución es un proceso sistemático que comprende la discusión rigurosa de que hacer, como hacerlo, cuando y quien debe hacerlo. El líder y el patrocinador (sponsor) del proyecto deben estar profundamente comprometidos con la ejecución. Es más la correcta ejecución debe ser parte de la estrategia empresarial. Muchos proyectos brillantes fracasan por una ejecución deficiente. La ejecución es una de las 5 fases del ciclo de vida de un proyecto. De su correcto desempeño y control depende el éxito del proyecto. Lo que caracteriza un proyecto exitoso tiene que ver con: a) Los entregables cumplen con las expectativas de los interesados, b) Está dentro del presupuesto establecido, c) Cumplió con el plazo acordado. Parece fácil, pero no lo es. Todo parte con una idea o un problema a resolver. Acto seguido se continúa con la planificación para pasar a la ejecución y control y finalmente concluir con el cierre del proyecto. Crear un ambiente de ejecución es difícil, pero perder dicho ambiente es fácil. La eficacia de los procesos se pueden desvanecer rápidamente. La tendencia a mantener el equilibrio y el “status quo”, es una fuerza que no se debe desestimar. A las personas no les agrada tener que abandonar su zona de confort. Otro aspecto relevante a tener en consideración es la “Cultura Organizacional”. Compréndala, no intente cambiarla; es tenazmente persistente. Cambie los hábitos de trabajo y habrá allanado su camino. Su principal objetivo como Líder de Proyectos es que las cosas se hagan bien… a la primera. Para ello debe, entre otros aspectos relevantes: · Identificar y administrar a los interesados en el proyecto, · Tenga muy claro los objetivos del proyecto y su relación con la Estrategia de Negocios, · Identifique los riesgos del proyecto. Priorícelos y desarrolle planes de mitigación, · Planificar, planificar y planificar, sin desmayar, · Seleccionar el equipo de trabajo idóneo y desarrollar la matriz de responsabilidades. · Desarrollar un plan efectivo de comunicaciones y su matriz de distribución · No abandonar la planificación producto de la presión, · Mantener buenas relaciones con la alta dirección, · Mantener buenas relaciones con sus pares (gerentes de otras áreas funcionales), · Resolver problemas y conflictos, de preferencia aplicando una estrategia ganador- ganador, · Gestionar los cambios para evitar perder el control del proyecto · Desarrollar políticas de incentivos que motiven a los equipos de trabajo. Otros aspectos relevantes · Conozca a sus enemigos (le sugiero leer “El arte de la guerra”), · Delegue, sin perder el control. No caiga en el “MicroManagement”, · No sacrifique calidad producto de la presión por terminar, · Muéstrese. NO se oculte en su oficina. Haga relaciones públicas. Realice alianzas estratégicas, · Sea honesto consigo mismo y con los demás. · Mantenga su sentido del humor. La ejecución comprende la estrategia, las personas y las operaciones comprendidas en el proyecto. Si usted se orienta a la ejecución, sus proyectos tendrán una mayor capacidad de maniobra, por que estará muy cerca de la situación. Sin una correcta ejecución, el pensamiento innovador se pierde, el aprendizaje no agrega valor a la Empresa, los equipos de trabajo se desaniman al no lograr plenamente sus objetivos. El fracaso corroe la energía de la empresa. La repetición del fracaso destruye a la Organización. Estimado lector, me despido hasta el próximo artículo en que seguiremos tratando este interesante tema. AAM