martes, 12 de junio de 2012

El arte de gestionar proyectos


EL ARTE DE GESTIONAR PROYECTOS

La Gestión de Proyectos también conocida como Gerencia, Dirección o Administración de proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de Éxito de los proyectos.

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas para lograr un fin específico, con un comienzo y fin claros, sujeto  ciertas restricciones principales: Alcance, tiempo, costos, riesgos y el medio ambiente  en que se desenvuelve.

Características de un proyecto
De acuerdo con el  PMI (Project Management Institute) las características de un proyecto son:
  • Un producto, bien o artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
  • La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de producción o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la producción, la distribución, etc.
  • Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos, ideas, etc. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia, o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
  • La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. Por otra parte se prestan miles de horas de servicio de consultoría, etc., pero cada consultoría es diferente, con diferentes clientes y diferentes consultores, resolviendo situaciones diferentes, etc., etc. La presencia de elementos repetitivos -en la producción de bienes o en la prestación de servicios- no cambia la condición fundamental de único.
  • La elaboración gradual, que es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos -bienes y/o servicios- y entregables asociados. La elaboración gradual no debe confundirse con lentitud ni corrupción del alcance.


El cambio
Haciendo un símil  entre las empresas y las personas, en general, se puede decir  que las empresas cambian cuando quieren (al igual que las personas), y no necesariamente cuando se requiere.  Manejar la estrategia de negocios, a través de proyectos,  implica un cambio en la cultura de una empresa. Es  un cambio en la forma de hacer las cosas.  Un aspecto a tener en consideración es que la cultura es  tenazmente persistente y una de las forma de cambiarla es cambiando los hábitos de trabajo.  Antes que el cambio se instale, es decir, sea aceptado por los miembros que integran la Organización, los líderes de cambio se verán enfrentados a la apatía y el cinismo de sus pares y de la alta dirección. La mayoría de los integrantes de la  Empresa no tendrán una actitud positiva hacia el cambio. El cambio por lo general implica temor, temor de abandonar la “zona de confort”.

La cultura basada en proyecto tiene mucho que con la gestión de riesgos inherentes a los proyectos.  Se debe  optar por la  anticipación más que con la reacción. Este es otro aspecto relevante en la gestión del cambio ya que las personas están acostumbradas  a intentar resolver los problemas cuando surgen más que planificar para evitarlos.
El cambio tiene costos involucrados,  por lo tanto hay que trabajar en presentar la aplicación de las “buenas prácticas”, frente a la alta dirección,  como una inversión.

Elementos para liderar el cambio
·         Logre el patrocinio de un alto ejecutivo
·         Cree el sentido de urgencia
·         Presente en plan con objetivos claros, realizables y medibles
·         Conozca al enemigo y logre alianzas estratégicas
·         Capacite
·         No cante victoria antes de tiempo. El cambio toma tiempo.
·         Desarrolle un plan comunicacional y difunda las “buenas prácticas”
·         Identifique pequeños triunfos pero de alto impacto
Una adecuada  gestión de proyectos debería responder las siguientes preguntas , sin caer en ambigüedades:
1.       ¿Cuál es la misión (razón de ser) del proyecto?
2.       ¿Por qué es necesario llevar a cabo el proyecto?
3.       ¿Cuál es el alcance del proyecto? (lo que hay que hacer para cumplir con los objetivos del proyecto)
4.       ¿Cuáles son los principales objetivos?
5.       ¿Quiénes son los principales interesados (stakeholders, personas naturales y o jurídicas que se ven afectadas por el proyecto)
6.       ¿Cuándo parte y cuando debe terminar?
7.       ¿Cuál es el costo del proyecto?
8.       ¿Cuáles son los principales riesgos? y ¿Cómo se controlarán?
9.       ¿Cuáles son los supuestos?
1.   ¿Cuáles son las restricciones?