EL ARTE DE GESTIONAR PROYECTOS
La Gestión de Proyectos también conocida como Gerencia, Dirección o Administración de proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de Éxito de los proyectos.
Un proyecto es un
conjunto de actividades relacionadas para lograr un fin específico, con un comienzo
y fin claros, sujeto ciertas restricciones
principales: Alcance, tiempo, costos, riesgos y el medio ambiente en que se desenvuelve.
Características de un
proyecto
De acuerdo con el PMI (Project Management Institute) las
características de un proyecto son:
- Un producto, bien o artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
- La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de producción o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la producción, la distribución, etc.
- Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos, ideas, etc. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia, o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
- La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. Por otra parte se prestan miles de horas de servicio de consultoría, etc., pero cada consultoría es diferente, con diferentes clientes y diferentes consultores, resolviendo situaciones diferentes, etc., etc. La presencia de elementos repetitivos -en la producción de bienes o en la prestación de servicios- no cambia la condición fundamental de único.
- La elaboración gradual, que es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos -bienes y/o servicios- y entregables asociados. La elaboración gradual no debe confundirse con lentitud ni corrupción del alcance.
El cambio
Haciendo un símil entre
las empresas y las personas, en general, se puede decir que las empresas cambian cuando quieren (al
igual que las personas), y no necesariamente cuando se requiere. Manejar la estrategia de negocios, a través de
proyectos, implica un cambio en la cultura
de una empresa. Es un cambio en la forma
de hacer las cosas. Un aspecto a tener
en consideración es que la cultura es
tenazmente persistente y una de las forma de cambiarla es cambiando los
hábitos de trabajo. Antes que el cambio
se instale, es decir, sea aceptado por los miembros que integran la
Organización, los líderes de cambio se verán enfrentados a la apatía y el
cinismo de sus pares y de la alta dirección. La mayoría de los integrantes de
la Empresa no tendrán una actitud
positiva hacia el cambio. El cambio por lo general implica temor, temor de
abandonar la “zona de confort”.
La cultura basada en proyecto tiene mucho que con la gestión
de riesgos inherentes a los proyectos. Se
debe optar por la anticipación más que con la reacción.
Este es otro aspecto relevante en la gestión del cambio ya que las
personas están acostumbradas a intentar
resolver los problemas cuando surgen más que planificar para evitarlos.
El cambio tiene costos involucrados, por lo tanto hay que trabajar en presentar la
aplicación de las “buenas prácticas”, frente a la alta dirección, como una inversión.
Elementos para liderar
el cambio
·
Logre el patrocinio de un alto ejecutivo
·
Cree el sentido de urgencia
·
Presente en plan con objetivos claros,
realizables y medibles
·
Conozca al enemigo y logre alianzas estratégicas
·
Capacite
·
No cante victoria antes de tiempo. El cambio
toma tiempo.
·
Desarrolle un plan comunicacional y difunda las “buenas
prácticas”
·
Identifique pequeños triunfos pero de alto
impacto
Una adecuada gestión de proyectos debería responder las
siguientes preguntas , sin caer en ambigüedades:
1.
¿Cuál es la misión (razón de ser) del proyecto?
2.
¿Por qué es necesario llevar a cabo el proyecto?
3.
¿Cuál es el alcance del proyecto? (lo que hay
que hacer para cumplir con los objetivos del proyecto)
4.
¿Cuáles son los principales objetivos?
5.
¿Quiénes son los principales interesados
(stakeholders, personas naturales y o jurídicas que se ven afectadas por el
proyecto)
6.
¿Cuándo parte y cuando debe terminar?
7.
¿Cuál es el costo del proyecto?
8.
¿Cuáles son los principales riesgos? y ¿Cómo se
controlarán?
9.
¿Cuáles son los supuestos?
1.
¿Cuáles son las restricciones?